Zarządzaniu operacyjnym w Farm Trans: „Dążymy do dostarczania wysokiej jakości usług”.

W tym trzeci artykule z serii czterech poświęconych usługom połączonym przeczytasz więcej informacji na temat roli zarządzania operacyjnego w firmie Farm Trans. W pozostałych trzech artykułach omówimy rolę IT, zarządzania operacyjnego i zarządzania przewoźnikami.

W zespole zarządzania operacyjnego Aïsha Koolhoven pracuje w firmie Farm Trans najdłużej: „Mam dużą wiedzę na temat różnych gałęzi usług łączonych, dzięki czemu mogę dobrze pomagać moim kolegom i koleżankom”. Każdy dzień jest inny. W jednej chwili cały zespół ma spotkanie dotyczące raportów przewoźników, a w następnej Aïsha odpowiada na pytanie klienta.

Regiony i jakość

Zadania wykonywane dla klientów różnią się od siebie. Aby skutecznie i zgodnie z wymogami je wypełniać, zespół współpracuje z różnymi regionami. Jednym z przykładów jest Wielka Brytania: „Jest to odrębny region, ponieważ zastosowanie mają tu dodatkowe dokumenty celne. Przygotowujemy je w większości automatycznie. Formularze te docierają do naszych partnerów na czas, a my otrzymujemy je z powrotem w pełni wypełnione”.

Każdy region ma swoje własne metody działania i kontroli jakości, które obejmują określone grupy produktów, takie jak „płatki ziemniaczane”. Te płatki ziemniaczane należy traktować indywidualnie i z należytą uwagą. Koolhoven: „Istnieją różne wymagania dotyczące transportu tego produktu. Na przykład płatki są transportowane w specjalnej przyczepie, wymagane są liczne certyfikaty i obowiązują dodatkowe wymagania dotyczące czystości”.

Proaktywna postawa

Praktyczne nastawienie jest kluczowe w zarządzaniu operacyjnym. Zaplanowane trasy i zamówienia są nieustannie monitorowane, co pozwala zespołowi reagować na potencjalne problemy w odpowiednim czasie. „Pierwszą rzeczą, jaką robię w dniu pracy, jest sprawdzenie skrzynki mailowej pod kątem pytań lub reklamacji. Następnie sprawdzamy w naszych systemach, czy wszystkie przejazdy zostały załadowane, czy wprowadzono oczekiwane czasy przyjazdu i czy są jakieś opóźnienia. Przez resztę dnia otrzymujemy wiele e-maili i telefonów z zamówieniami, problemami lub pytaniami. Realizujemy je w ciągu dnia, w wymaganych terminach”.

Wyróżniający się sposób działania

Firma Farm Trans oferuje szybką i wysokiej jakości obsługę. Koolhoven: „Wyróżniamy się również w zakresie IT. Za pośrednictwem naszych systemów otrzymujemy wiele przydatnych informacji. Takie rozwiązanie pozwala na bardziej płynne działanie i jest lepsze niż ciągłe zadawanie pytań. To sprawia, że łatwiej jest nam informować naszych klientów dzięki dokładnym informacjom”.

Praktycznym tego przykładem jest praca z przedziałami czasowymi. Klienci często oczekują dostawy w określonym czasie. Koolhoven wyjaśnia, w jaki sposób to działa: „W celu określenia dokładnego czasu dostawy, monitorujemy ten przejazd za pośrednictwem naszych systemów. Jeżeli zauważymy opóźnienie lub problem, skontaktujemy się z przewoźnikiem. Staramy się dowiedzieć, co się dzieje, i reagować proaktywnie”.

Fakturowanie z uśmiechem

Ceny i sposób rozliczania również mają wpływ na jakość i doświadczenie klienta: „Może się zdarzyć, że przewoźnik wyśle fakturę z innymi danymi. W takim przypadku przeanalizujemy różnice i ich przyczyny. Zawsze kontaktujemy się z przewoźnikiem, aby przekazać naszym klientom poprawne informacje”.

Rozwój

Connected Services nieustannie się rozwija i udoskonala. Cały zespół jest w to zaangażowany i każdy może wnieść wkład ze swojej specjalizacji. Koolhoven wyjaśnia: „Na przykład dział IT stworzył nowy system, który pozwala innym kolegom i mnie na bardziej efektywną pracę. To pozwala nam zaoszczędzić czas, który wykorzystujemy na pozyskiwanie nowych klientów”.

—

Zarządzanie operacyjne jest częścią Connected Services – inteligentnej organizacji całego procesu logistycznego. Dowiedz się więcej >